NOTE : Cette chronique vous est proposée par Omar L’Entrepreneur Musulman

 

Il est 10h26, je sors d’un entretien téléphonique avec un client pendant lequel j’ai griffonné une page de notes sur ce que je dois faire avant demain avec sa commande qu’on doit livrer demain matin, j’ai une réunion à 11h donc il me reste 30mn pour préparer une présentation sur l’état d’avancement des projets dont j’ai la charge, le patron entre dans mon bureau et me demande de lui envoyer avant 15h mes conclusions sur les rapports qu’il m’a envoyés hier, je me souviens que ce matin en partant la jauge d’essence est passée en réserve, j’ai 13 mails importants en attente de réponse et 6 messages vocaux non lus, j’ai un plan stratégique à présenter demain et j’ai encore rien préparé, je dois passer à la banque déposer un chèque, j’ai des couches et du lait à acheter…

C’est à ce moment en général qu’on fait un arrêt maladie de quelques jours lol. C’est bien pour se reposer un peu mais ça n’aide pas vraiment puisque aussitôt le travail repris on replonge dans tout ce stress avec encore plus d’urgences à gérer. Comment je peux réussir à gérer tout ça avec efficacité sans stress ? En suivant la méthode GTD (Getting Things Done = faire avancer les choses) 🙂

 

Bon j’avoue ma journée type n’est pas aussi dense lol. Cela dit entre les exigences religieuses, familiales et professionnelles, il m’arrive aussi de me retrouver submergé sans avoir forcément énormément de choses à faire. Nos limites physiques nous imposent de faire des choix, on ne peut pas se démultiplier et envoyer nos clones faire le boulot qu’on voudrait qu’ils fassent. Et même si c’était le cas je parie qu’on aurait toujours du mal à s’en sortir sans méthodologie car avec deux clones on se donnerait quatre fois plus de choses à faire 😉
J’avais pour projet d’acheter le bouquin « S’organiser pour réussir » déjà depuis un certain temps, maintenant que je l’ai lu je me dis que j’aurai mieux fait de l’acheter avant ! Je suis actuellement en train de tester la méthode GTD, je m’y suis mis il y a tout juste quelques jours donc ce n’est pas encore rodé lol. Je vous promets un feedback rapide dans le blog de L’Entrepreneur Musulman sur la mise en pratique de cette méthode dans mon quotidien.

 

L’auteur :

David Allen, est un as de la productivité et de l’efficacité professionnelle, et l’un des théoriciens les plus influents dans son domaine. Il coache des cadres supérieurs et leur apporte les outils nécessaires à une bonne gestion de leur temps, pas seulement au bureau mais également à la maison. Ses méthodes ont fait leurs preuves, des milliers de cadres supérieurs ont été conquis et fonctionnent aujourd’hui avec la méthode GTD, qui a augmenté leur productivité et diminué leur stress.

 

Le livre : S’organiser pour réussir

 

Partie 1 : L’art de bien faire les choses

Même si on a une quantité phénoménale de travail, on peut rester détendu, maître de la situation et productif. L’auteur nous livre dans cette première partie une introduction à la méthode GTD qui permettra d’atteindre cet objectif.

Notre cerveau est constamment en train d’essayer de se rappeler ce qu’il doit gérer, et pas toujours au bon moment, ce qui génère énormément de stress et une saturation au niveau de la mémoire. Par exemple il est possible de vous souvenir que vous devez acheter du lait alors que vous êtes face à un client important, ce qui consomme des ressources qui étaient utiles pour autre chose (la négociation avec votre client). La plupart du temps notre cerveau ne se souvient pas de ce qu’il doit faire au bon moment, c’est pour cela qu’on a besoin de le vider dans un système de gestion externe. Libérer notre esprit de ces pensées intempestives qui interviennent quand il ne faut pas permet de réduire considérablement notre stress en évitant de penser à une chose qu’on est dans l’incapacité de gérer immédiatement.

Maîtriser le flux du travail se fait en 5 grandes étapes, voici le processus à appliquer :

1 – Collecter tous les sujets qui retiennent l’attention
2 – Traiter le contenu et déterminer l’action qu’ils exigent
3 – Organiser les actions concrètes à exécuter
4 – Revoir les actions et évaluer les options
5 – Agir en fonction des options choisies

Le processus est aussi donné sous forme de schéma (méthode GTD) pour une meilleure compréhension.

 

Partie 2 : Les pratiques de productivité sans stress

Dans cette partie il sera d’abord question de répondre aux problématiques de départ de celui qui veut mettre en oeuvre la méthode GTD. La phase de mise en place dure en général deux jours consécutifs pour la plupart des clients de l’auteur (des cadres supérieurs avec de la paperasse à n’en plus finir). Comptez une grosse journée pour un petit entrepreneur qui n’a pas de gros projets à gérer, et quelques heures s’il n’y a qu’à la maison où vous avez besoin d’organisation. L’aménagement du poste de travail aussi sera à prévoir, placez-y une corbeille d’arrivée qui servira à la collecte des sujets qui retiennent votre attention.

 

Tous les outils de bureau sont ensuite passés en revue, avec l’utilité qu’on pourrait en avoir : corbeille d’arrivée, chemises, classeurs, agrafes, poubelles, etc… L’auteur n’hésite pas à entrer dans les détails pour chaque outil, pour ceux comme moi qui ne savent travailler que sur PC ça aide à y voir plus clair.

 

Viennent ensuite le détail de chacune des 5 étapes du flux de travail.

La phase de collecte sert à regrouper toutes les affaires en suspens, toutes vos idées, toutes vos pensées. Pour vider votre esprit afin qu’il cesse de vous rappeler des choses à faire alors que vous êtes occupés à autre chose, il est important de TOUT noter, même vos rêves genre « Passer plus de temps avec ma fille » ou « Apprendre le japonnais », et de placer ces notes dans votre corbeille d’arrivée. Cette première phase ne sert pas à traiter l’information, simplement à la stocker en dehors de votre tête pour que vous puissiez vous concentrer sur vos actions du moment. Si vous devez y placer un document trop gros (un classeur à trier par exemple), inscrivez sur un post-it de quoi il s’agit et ne mettez dans votre corbeille d’arrivée que le post-it.

 

Une fois la collecte de TOUS vos projets, idées, affaires en suspens effectuée, vient la phase de traitement. Il faudra vider entièrement votre corbeille d’arrivée. C’est durant cette phase qu’on décide des actions concrètes à faire. Si je tombe sur un post-it « Changer pneus » je dois juste trouver la première action à effectuer, par exemple dans notre cas « Appeler le garage pour me renseigner sur les horaires d’ouverture et les prix des pneus ». La première action doit être concrète et tangible, c’est un fondement sans lequel la méthode n’a plus de sens. Une fois le traitement de toute la liste effectué vous devriez avoir : jeté ce qui doit être jeté a été jeté, défini les premières actions à effectuer, exécuté toutes les actions qui prennent moins de deux minutes, transféré à d’autres les actions que vous pouvez déléguer, classé et organisé les rappels d’actions en attente qui prennent plus de deux minutes et ont été reportés, regroupé les documents et actions par projet.

 

Vient ensuite la phase d’organisation des actions qui prennent plus de deux minutes et de ce qui n’a pas été jeté lors de la phase de traitement. La méthode GTD préconise de tout classer selon 7 grandes catégories :

  • liste de projets,
  • documents d’accompagnements de projets,
  • agenda,
  • liste des premières actions,
  • liste des actions en attente,
  • documentation de référence,
  • liste de choses à faire « un jour peut-être ».

 

Il est aussi préconisé de classer en sous catégorie les actions en fonction du contexte plutôt que par priorité. Le contexte c’est l’environnement dans lequel l’action est possible. Par exemple je peux utiliser un contexte « PC » et y mettre toutes les actions qui nécessitent que je sois devant un PC. L’avantage de cette méthode comparée au classement par priorité c’est que vous ne visualisez que ce que vous pouvez réellement faire à ce moment. Imaginez que vous êtes au travail et que vous regardez vos listes classées par priorité, vous pouvez tomber sur des urgences du type « déboucher l’évier » ce qui va parasiter votre concentration vu que vous ne pouvez rien faire pour le moment. Quelques exemples de contexte : Sur le pc, Au téléphone, A la maison, Au travail, Courses, Au calme.

 

De temps en temps vous aurez besoin de faire un bilan et revoir vos listes entièrement. Un examen hebdomadaire est l’idéal, il est nécessaire de traiter à ce moment TOUT ce que vous avez collecté durant la semaine. L’auteur conseille de s’y atteler le vendredi après midi vu que c’est la fin de la semaine de travail pour la plupart des gens. Quant à moi je vous conseille plutôt le jeudi pour que la sacralité du vendredi soit respectée. Le vendredi doit être le jour de la semaine où notre esprit est le plus concentré vers l’au delà, on a besoin d’être dans un environnement sain dès le réveil pour cela. Si tout est propre et bien rangé dès le réveil, on pourra plus facilement prendre du temps dans la matinée ou à midi pour lire le Qur’an et préparer notre prière avec sérénité.

 

Au quotidien, pour définir ce que vous avez à faire, vérifiez vos listes de premières actions ainsi que vos listes en attente. Pour choisir la bonne action à exécuter, l’auteur propose de se baser sur ces quatre critères dans l’ordre : le contexte, la disponibilité, l’énergie, la priorité. Vous remarquerez que la priorité est le dernier critère à prendre en compte. Vous aurez aussi certainement des tâches qui viendront se greffer à l’improviste, utilisez votre jugement personnel pour les traiter immédiatement ou les noter dans votre corbeille d’arrivée pour un traitement ultérieur.

 

Partie 3 : Les principes fondamentaux et leur impact

Les conceptions traditionnelles de la gestion du temps donnent l’impression que les questions de peu d’importance peuvent être reléguées au second plan et ne méritent pas d’être intégrées dans notre système de gestion. Dans la méthode GTD, les petites actions de tous les jours ne sont pas négligées, elles font au contraire toute sa force. Imaginez que j’envoie un mail à une personne qui utilise cette méthode, c’est plus agréable de savoir que peu importe son importance mon mail sera lu et traité. Si j’ai à faire à quelqu’un qui ne traite que les urgences il ne lira probablement jamais mon message si ce n’est pas urgent, c’est plutôt frustrant. A terme ça peut effriter la confiance qu’on a envers cette personne, on finit par la cataloguer dans la liste des personnes qui ne répondent jamais aux messages et qui n’ont jamais le temps pour rien, donc on ne leur demande plus rien.

 

Avoir un système de collecte et de traitement fiable qui n’est pas basé exclusivement sur la priorité et l’urgence permet de maintenir de bonnes relations avec votre entourage, ils sauront que peu importe leur demande elle sera traitée avec autant de sérieux que ce qui est urgent, ils seront aussi plus enclins à accepter un refus de votre part. L’impact de la méthode GTD sur le relationnel n’est pas négligeable.

 

Définir la première action est aussi un principe fondamental de la méthode GTD, ça a un impact direct sur votre motivation à agir. Face à un projet taille XXXL on est dérouté, on ne sait pas par où commencer. On se retrouve alors avec un projet qui occupe une place dans notre esprit sans jamais le mettre en oeuvre. Tout projet XXXL est décomposable en actions taille XS, c’est la première action XS qu’il faut définir et intégrer dans notre système de gestion. Une fois la tâche accomplie on définit la suivante, etc…

 

Souvent nos projets n’ont pas une forme concrète, définir la première action XS permet de leur en donner une. Si je prends l’exemple du projet « refaire la déco du salon », il n’y a rien de concret dedans pour quelqu’un dont la décoration n’est pas la spécialité, ça ne me dit pas combien je vais devoir payer, ni combien de temps ça va prendre, ni de quel matériel j’aurai besoin.
La première action pourrait être « Appeler Moustapha pour lui demander le numéro de son ami peintre » avec comme contexte « Au téléphone ».

Une fois l’action passée on définit la suivante « Appeler le peintre pour prendre rdv et faire un devis ».

Là tout de suite on voit le bout du tunnel, chaque action prise séparément ne représente pas une montagne, on ne peut que s’y mettre et agir aussitôt dans le contexte donné. Si je reste juste sur « je dois refaire la déco du salon » je vais tourner en rond vu que je ne sais pas comment m’y prendre, et ça risque de traîner longtemps, on a tous goûté aux joies des projets déco 🙂

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Notre avis personnel :

 

Les – :

  • Pour ceux qui préfèrent utiliser le papier pour gérer leurs listes vous devrez faire face au gaspillage, je ne trouve pas la méthode optimisée de ce point de vue

 

Les ++ :

  • Enseignements très pratiques et concrets, on en ressort avec une vraie méthode
  • La simplicité de la méthode, on en comprend les principes assez facilement. Reste à voir ce que ça donne en pratique 🙂

 

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